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Come funziona

Alloggio, regola, codice

Registriamo ogni alloggio con l'orario di arrivo e con ciò che serve prima di dare il codice. Poi proviamo un check-in finto: senza tassa pagata, il codice non parte.

La casa vacanze romana già in funzione è descritta tra i sistemi in produzione su Aziendale.ai.

In una struttura piccola il telefono è la reception. Le risposte approvate coprono le domande di routine in più lingue, il codice della porta parte solo a check-in completato, le pulizie seguono i cambi e gli adempimenti stanno sulla scheda di ogni alloggio. Si parte da un calendario e da dieci domande frequenti. La prova usa date inventate e ti diciamo con chiarezza cosa è già misurato e cosa no.

Prima di costruire, guardiamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi

Ospiti, adempimenti e messaggi

Dati e documenti degli ospiti restano su server in Europa, con accessi limitati. I messaggi automatici dicono di essere scritti da un assistente AI. La comunicazione degli ospiti alla Questura con Alloggiati Web va fatta entro 24 ore dall'arrivo; per soggiorni fino a 24 ore, al momento dell'arrivo. La tassa di soggiorno segue il regolamento del tuo Comune. Il software ricorda le date e prepara i dati, ma l'obbligo resta tuo.

Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi ti assiste, insieme a te.

Per il responsabile IT e la sicurezza
Dove stanno i dati
Prenotazioni, dati degli ospiti, calendari e messaggi restano nell'Unione europea, cifrati in transito e a riposo. Nomi degli ospiti e conversazioni non servono ad addestrare modelli. Ogni struttura o gestore ha uno spazio separato. Accessi nominativi, niente password condivise senza registro.
Come ci colleghiamo ai tuoi sistemi
Il calendario si sincronizza con il channel manager (il programma che allinea i portali di prenotazione) in sola lettura all'inizio: vediamo disponibilità e prenotazioni senza sovrascrivere i portali. Credenziali revocabili. Inviare messaggi automatici o aggiornare uno stato è un permesso esplicito; se lo spegni, il gestionale resta consultabile.
Chi può fare cosa
Ruoli: proprietario, co-host, addetto al check-in, sola lettura. Ogni modifica al calendario, messaggio inviato e azione dell'assistente resta nel registro, esportabile per i controlli interni. Se cambia il personale, i permessi si revocano subito. Strutture di clienti diversi non stanno mai sullo stesso account.
Cosa succede se il modello sbaglia
Le risposte agli ospiti su temi delicati, come rimborsi o danni, o con sicurezza sotto soglia, aspettano la tua approvazione. Nessuna prenotazione viene cancellata in automatico. Se spegni l'assistente, restano calendario e casella dei messaggi. Il registro mostra chi ha inviato cosa.
Quali modelli e perché
Bozze di risposta agli ospiti, smistamento delle richieste, lettura dei documenti d'identità (OCR) e riepilogo degli arrivi usano modelli di più fornitori, scelti per ciascun compito. I contratti escludono l'addestramento sui tuoi dati. Il modello si cambia senza rifare i collegamenti ai calendari.
Cosa firmi
SLA (Service Level Agreement, tempi di servizio garantiti), nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679), elenco dei sub-fornitori e uscita con esportazione di prenotazioni e ospiti, poi cancellazione. I dati della struttura ti restano leggibili anche fuori dalla piattaforma. Non abbiamo la certificazione ISO/IEC 27001.
Riferimenti normativi
GDPR su ospiti e documenti del check-in. Comunicazione degli alloggiati alla Questura tramite il portale Alloggiati Web: entro 24 ore dall'arrivo e, per soggiorni fino a 24 ore, all'arrivo, nei tempi previsti dalla normativa di pubblica sicurezza. Imposta di soggiorno secondo il regolamento del tuo Comune. AI Act (Regolamento UE 2024/1689), art. 50, per le risposte automatiche. Parere legale escluso.

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